چارت سازمانی خانه داری هتل

چارت سازمانی خانه داری هتل

چارت سازمانی خانه داری هتل یکی از ارکان مورد توجه در هر هتل میباشد که در جلب رضایت مشتریان در مراکز اقامتی تاثیر بسزایی دارد،

مسوولیت خانه داری همان گونه که از معنی لغوی آن بر می آید، حفظ، نگهداری و نظافت بخش های مختلف مراکز اقامتی حتی دوایر اداری است و برای آنکه بخش های مختلف یک هتل به ویژه بخش های بخش های اقامتی آن به بهترین شکل ممکن حفظ و نگهداری شوند، باید کلیه دوایر و بخش های زیر مجموعه خانه داری وظیفه خود را بر اساس یک برنامه ریزی منظم و منسجم به خوبی انجام دهند.

عوامل تاثیر گذار در چارت اداری خانه داری هتل

اینکه چارت اداری خانه داری و نحوه ارتباط بخش های زیر مجموعه آن چگونه طراحی شود تا وظایف محوله به بهترین شکل ممکن تحقق یابد، عوامل بسیاری دخالت دارند. که مهم ترین آنها را باید در نوع کاربری هتل، نحوه استفاده از آن، نوع مشتریان، محل جغرافیایی احداث هتل، شرایط فیزیکی ساختمان هتل، بزرگی و کوچکی آن و موارد مشابه دیگر جستو جو کنیم.

در طراحی چارت سازمانی هتل به ویژه چارت خانه داری تاثیر میگذارد ضمن آنکه شرایط فرهنگی و اقلیمی منطقه و آداب و رسوم آن کشور نیز در طراحی چارت سازمانی خانه داری بی تاثیر نخواهد بود.

نقش خانه داری بر کیفیت هتل و رضایت مشتریان

بر اساس آمار و ارقام موجود در صنعت جهانگردی، هر مسافری از خدمات ارائه شده در طول سفر خود رضایت کامل داشته باشد می تواند تا ۷ مسافر جدید را به هتل مورد اشاره معرفی کند اما در نقطه مقابل هر مسافر ناراضی می تواند تا ۱۵ مسافر بالقوه را از گردونه مشتریان آن هتل یا دفتر مسافرتی خارج کند.

بنابراین جلب رضایت مشتریان نقش مهمی در آینده کاری مراکز اقامتی ایفا می کند و چون خانه داری یکی از بخش های مهم و تاثیر گذار در نوع تفکر و نحوه برداشت مسافران از خدمات ارائه شده در هتل محسوب میشود، همواره سعی خواهدشد تا در این بخش با استفاده از نیروهای متخصص و وفادار، وظایف محوله را به بهترین شکل ممکن انجام داد.

نمونه چارت مدیریت و خانه داری در هتل

چارت سازمانی پرسنل در هتل

مدیر اجرایی خانه داری:

بالاترین مرجع تصمیم گیری در بخش خانه داری، مدیر اجرایی خانه داری است.

کنترل کلیه بخش های زیر مجموعه خانه داری، تعیین شیفت و محل های کار پرسنل، برقراری ارتباط صحیح کاری بین بخش های مختلف، کنترل رفت و آمد و انضباط عمومی و نظافت شخصی پرسنل، کنترل لوازم و منسوجات مورد نیاز، آماربرداری از لوازم موجود، ارائه طرح و پیشنهاد برای تغییر وتحولات کلی در چارت اداری، ثبت و سفارش خرید ملزومات، دریافت و ثبت اقلام خریداری شده برای بخش خانه داری، نظارت بر حسن انجام وظایف بخش ها و پرسنل، تهیه آمار سالیانه از وسایل و دیگر موارد مربوط به بخش خانه داری تماماً تحت نظر و مسئولیت مستقیم مدیر خانه داری انجام می پذیرد.

معاون خانه داری:

تهیه برنامه های روزانه پرسنل و نظارت بر عملکرد آنها با همکاری مستقیم مدیر و معاون خانه داری انجام می پذیرد و سپس از سوی معاون به نیروهای شاغل در قسمت ها مختلف ابلاغ میشود. البته ممکن است در هتل های بزرگ برای هر نوبت کاری یک معاون جداگانه برای خانه داری در نظر بگیرند که این فرد از لحاظ تخصص و فاکتور های مدیریتی باید در اندازه ای باشد که به عنوان مدیر خانه داری در هتل های کوچک و معاون خانه داری در هتل های بزرگ فعالیت کند.

مسوول دفتر خانه داری:

پل ارتباطی بخش خانه داری با سایر بخش ها و ارتباطات درون بخشی و برون بخشی از مسوولیت های عمده مسوول دفتر خانه داری است. ثبت کلیه بخش نامه ها و فرامین اداری همراه با ثبت برنامه کاری کلیه پرسنل و دیگر موارد اتفاقیه در طول روز از دیگر وظایف مسوول دفتر خانه داری است. ابلاغ مسوولیت های کاری هر یک از پرسنل و ارجاء در خواست ها و نقطه نظرات پرسنل به مدیریت و کلیه امور منشی گری نیز بر عهده مسوول دفتر خانه داری است.

سرپرست فضای عمومی:

یکی از مسوولیت های بسیار مهم در هتل، نظافت و آراستگی دائمی فضاهای عمومی در آن است. با توجه به حضور دائمی مسافران مقیم و غیر مقیم در محل فضاهای عمومی همچون لابی، مراکز تجاری، اماکن ورزشی، رستوران ها و سایر بخش های مربوطه، نظافت، آراستگی و تزئینات این بخش ها از اهمیت بالایی برخوردار است و در اذهان عمومی مسافران تاثیر بسیار زیادی دارد. وظیفه اصلی سرپرست فضای عمومی، سرکشی دائمی همراه با وسواس و تنظیم برنامه کاری پرسنل به نحوی است که هیچ کمبودی در زمینه نظافت و سرویس اماکن عمومی دیده نشود.

سرپرستان طبقات:

سرپرستان طبقات معمولا از بین افراد تحصیل کرده با سوابق کاری نسبتاً مناسب( حداقل ۵ سال) انتخاب میشوند و باید توانایی رسیدگی به کلیه جزئیات مربوط به نحوه نظافت و اراستگی اتاق میهمان را دارا باشند. مهم ترین وظیفه سرپرستان طبقات رسیدگی به کلیه امور اتاق های میهمانان در طبقه یا طبقات تحت نظرشان است به نحوی که پس از نظافت و سرویس اتاق های هر طبقه توسط خانه دارها، سرپرستان طبقه با بازرسی نهایی خود، اتاق آماده را  تحویل گرفته و از طریق مدیریت خانه داری، آمادگی اتاق ها را برای فروش مجدد به اطلاع بخش فرانت آفیس برسانند. همچنین مشکلات فنی هر اتاق از طریق سرپرست طبقات با درج در فرم های مخصوص به بخش فنی اطلاع داده می شود تا نسبت به رفع آنها اقدام شود.

سرپرست شب:

در واقع جانشین مدیر خانه داری در نوبت کاری شب محسوب می شود. برقراری ارتباط با بخش فنی برای رفع مشکلات احتمالی، هماهنگی با بخش فرانت آفیس جهت اطلاع از وضعیت رزرواسیون اتاق ها، هماهنگی با روم سرویس برای جمع آوری ظروف باقی مانده در اتاق ها و طبقات و سایر موارد مشابه بر عهده سرپرست شب می باشد.

مسوول انبار ملزومات و منسوجات:

یکی از بخش های مهم در مدریت خانه داری، انبار ملزومات و منسوجات است چون نیاز دائمی بخش خانه داری به انواع ملحفه، منسوجات، حوله و موارد مشابه دیگر باعث می گردد تا انبار ملزومات و منسوجات همواره مورد توجه قرار داشته باشد. مسوول این قسمت باید علاوه بر رعایت نظم و ترتیب کاری از تخصص لازم برای شناخت الیاف مختلف پارچه، لکه شناسی و کار با وسایل دوزندگی برخوردار باشد.

مسوول بخش خیاطی:

بخش خیاطی مسوولیت دوخت و دوز و تعمیر ملحفه و یونیفورم و دیگر مواد مصرفی پارچه ای در هتل را بر عهده دارد. خیاطی از اهمیت زیادی در بخش خانه داری بر خوردار است و به دلیل تعدد وظایف کاری اش همواره مورد توجه و حساسیت مدیریت خانه داری قرار میگیرد ضمن آن که رفتار این بخش مستقیماً از سوی میهمانان مورد توجه و بررسی قرار میگیرد و لازم است تا تمام کارها را با دقت و وسواس بیشتری انجام شود.

مسوول انبار لوازم و ملزومات اتاق های  VIP و CIP :

در هتل های بزرگ و صاحب نام معمولاً اتاق های ویژه ای برای میهمانان خاص (VIPو CIP) وجود دارد که لوازم موجود در این گونه اتاق ها با اتاق های معمولی تفاوت دارند، به همین دلیل لوازم مورد استفاده آنها در انباری جداگانه نگهداری می شوند.

حفظ و نگهداری اینگونه لوازم به دلیل ارزشمند بودن آنها همواره از اهمیت زیادی برخوردار است و مسوول انبار ملزومات اتاق های  (VIPو CIP) باید از تجربه و تخصص لازم برای انجام این وظیفه مهم برخوردار باشد.

مسوول مبلمان، فرش و پرده ها:

مسوولیت نظافت،تعمیر و نصب انواع پرده، فرش و مبلمان بر عهده مسوول مبلمان، فرش و پرده هاست.

انباردار کل:

معمولا تمامی هتل ها مواد مصرفی مورد نیاز بخش خانه داری را که شامل انواع منسوجات، شوینده ها و لوازم و ابزار نظافتی است از قبل تهیه و به اندازه مصرف سالیانه خود در انبار نگهداری می کنند.

بنابر این انبار دار کل باید از تخصص لازم برای آشنایی با مواد مصرفی و کیفیت و نحوه کار آن ها برخوردار باشد و با اطلاع دقیق از میزان مصرف روزانه و مقایسه آن با موجودی انبار همواره سعی کند تا کمبودی دیده نشود.

فهرست اقلام مورد نیاز توسط انبار دار کل تهیه و از طریق مدریت خانه داری به بخش کارپردازی که مسوولیت خرید کلیه مایحتاج عمومی هتل را برعهده دارد، ارسال می شود تا نسبت به تهیه آنها اقدام گردد.

مسوول لاندری:  

در چارت سازمانی خانه داری هتل های بزرگ بخش لاندری یکی از مهم ترین و پرکاربرد ترین بخش ها از سوی میهمانان است چون نظافت و آراستگی منسوجات موجود در داخل اتاق ها از قبیل ملحفه ها، حوله ها، و .. همراه با نیاز دائمی میهمانان و مسوولان هتل قرار داشته باشد.

همچنین گستردگی مشاغل در بخش لاندری باعث گردیده تا پرسنل این واحد از لحاظ تخصص و تعدد در مرتبه بالایی قرار بگیرند و به همین دلیل مدیریت و نظارت بر لاندری تجربه و تخصص زیادی را می طلبد. از یاد نبریم که لاندری از بخش های بسیار پر هزینه در هتل های بزرگ محسوب می شود.

چون هزینه خرید و نگه داری تجهیزات و دستگاه های مورد نیاز بزرگ محسوب می شود و چون هزینه خرید و نگه داری تجهیزات و دستگاه های مورد نیاز همراه با مواد مصرفی روزانه و همچنین دستمزد پرسنل شاغل در این بخش به اندازه ای است که تحمل آن از عهده هتل های متوسط و کوچک خارج است، معمولاً هتل های بزرگ با حجم کاری زیاد اقدام به راه اندازی بخش لاندری می کنند و سایر هتل ها از خدمات شرکت های خصوصی استفاده می کنند.